Kompletní návod pro správu skupin

Skupinové licence umožňují firmám efektivně spravovat školení zaměstnanců. Jako správce skupiny máte přístup k administračnímu rozhraní, kde můžete:

• Přidávat a spravovat členy (zaměstnance)
• Organizovat členy do poboček a oddělení
• Nakupovat licence na kurzy
• Přiřazovat kurzy členům
• Nastavovat automatické přiřazení kurzů
• Nahrávat firemní dokumenty ke kurzům
• Sledovat pokrok a stahovat reporty
• Spravovat certifikáty zaměstnanců

Přehled (Dashboard)

Po vstupu do skupiny uvidíte přehledový dashboard s:

• Statistiky – počet členů, aktivních kurzů, certifikátů
• Nedávná aktivita – kdo dokončil kurz, nové certifikáty
• Rychlé akce – přidání člena, přiřazení kurzu
• Navigační menu – přístup ke všem funkcím

Systém používá 5 rolí s různými úrovněmi oprávnění:

Tabulka oprávnění

* Závisí na nastavení skupiny

V sekci "Členové" najdete přehled všech členů skupiny s možností filtrování podle pobočky, oddělení nebo stavu.

Přidání nového člena

Nové členy můžete přidat třemi způsoby:

Editace člena

U každého člena můžete upravit:

• Role – změna oprávnění (vlastník může měnit na admina apod.)
• Pobočka a oddělení – přesunutí člena do jiné organizační jednotky
• Zaměstnanecké ID – interní identifikátor pro propojení s HR systémem
• Pracovní pozice – pozice zaměstnance
• Oprávnění k nákupu – zda může člen nakupovat licence

Deaktivace člena

Když zaměstnanec odejde z firmy, můžete ho deaktivovat. Deaktivovaný člen:

• Ztratí přístup ke kurzům skupiny
• Uvolní licenční místo (lze přiřadit jinému)
• Zůstane v historii pro účely auditu
• Lze ho později znovu aktivovat

Organizační struktura umožňuje členit skupinu na pobočky a oddělení pro lepší správu a cílené přiřazování kurzů.

Vytvoření pobočky

1. Přejděte do sekce "Pobočky"
2. Klikněte na "Přidat pobočku"
3. Vyplňte název a volitelně adresu
4. Vyberte správce pobočky (volitelné)
5. Uložte

Vytvoření oddělení

1. Přejděte do sekce "Oddělení"
2. Klikněte na "Přidat oddělení"
3. Vyplňte název
4. Vyberte pobočku, pod kterou oddělení patří (volitelné)
5. Vyberte vedoucího oddělení (volitelné)
6. Uložte

Licence určují, kolik členů může mít přístup ke kurzu. Každá licence má počet "míst" (seats), která můžete přiřazovat členům.

Přehled licencí

V sekci "Licence" vidíte:

• Kurz – název kurzu
• Celkem míst – kolik míst jste zakoupili
• Obsazeno – kolik míst je přiřazeno členům
• Volných – kolik míst můžete ještě přiřadit
• Platnost – datum expirace licenčních batchů

Nákup nových licencí

1. V sekci "Licence" klikněte na "Dokoupit licence"
2. Vyberte kurz a počet míst
3. Dokončete objednávku v e-shopu
4. Nová místa se automaticky přidají k existující licenci

Batche licencí

Každý nákup vytvoří "batch" (dávku) s vlastní expirací. To umožňuje:

• Nakupovat licence průběžně podle potřeby
• Sledovat, která místa brzy vyprší
• Obnovovat pouze potřebná místa

Kurzy můžete členům přiřazovat ručně nebo automaticky pomocí pravidel.

Ruční přiřazení

1. Přejděte do sekce "Kurzy" nebo "Školení"
2. U kurzu klikněte na "Přiřadit členům"
3. Vyberte členy (můžete filtrovat podle pobočky/oddělení)
4. Potvrďte přiřazení

Automatické přiřazení (pravidla)

Nastavte pravidla, aby se kurzy automaticky přiřadily novým členům:

Nastavení pravidla

1. V detailu kurzu (Školení → vyberte kurz) klikněte na nastavení
2. V sekci "Automatické přiřazení" zapněte pravidlo
3. Vyberte cíl: celá skupina / konkrétní pobočka / konkrétní oddělení
4. Uložte nastavení

Některé kurzy obsahují místa pro firemní dokumenty (např. místní provozní řád, směrnice společnosti). Tyto dokumenty nahrajete v administraci skupiny a automaticky se zobrazí vašim zaměstnancům v kurzu.

Typy dokumentů

Nahrání dokumentu

1. V sekci "Školení" vyberte kurz
2. Klikněte na "Firemní dokumenty"
3. U požadovaného slotu klikněte na "Nahrát"
4. Vyberte soubor (PDF, Word, Excel)
5. Vyplňte název a popis (volitelné)
6. Uložte

Hierarchie dokumentů

Dokumenty se dědí podle organizační struktury:

Příklad: Pokud nahrajete dokument na úrovni skupiny a jiný na úrovni pobočky Praha, zaměstnanci z Prahy uvidí dokument pobočky, ostatní dokument skupiny.

Verzování dokumentů

Při nahrání nové verze dokumentu se automaticky zvýší číslo verze. Systém uchovává historii verzí pro účely auditu.

Některé kurzy (např. BOZP) vyžadují pravidelné opakování. Systém umožňuje nastavit vlastní periody platnosti pro skupinu, pobočku nebo oddělení.

Jak periody fungují

• Administrátor kurzu nastaví výchozí periodu (např. 1 rok)
• Skupina může nastavit vlastní periodu (např. 6 měsíců pro přísnější požadavky)
• Pobočka nebo oddělení může mít ještě kratší periodu
• Platí vždy nejspecifičtější nastavení

Nastavení vlastní periody

1. V detailu kurzu (Školení → kurz) otevřete nastavení
2. V sekci "Perioda platnosti" zapněte vlastní nastavení
3. Zadejte hodnotu a jednotku (měsíce/roky)
4. Vyberte, pro koho platí (skupina/pobočka/oddělení)
5. Uložte

Reporty

V sekci "Reporty" najdete přehledy o školení:

• Přehled pokroku – kdo má jaký kurz dokončený/rozpracovaný
• Statistiky dokončení – procento úspěšnosti, průměrné skóre
• Expirace – komu brzy vyprší platnost školení

Export dat

Reporty lze exportovat do Excelu pro další zpracování nebo archivaci.

Certifikáty

V sekci "Certifikáty" vidíte přehled všech vydaných certifikátů:

• Jméno člena a kurz
• Datum vydání a platnost
• Možnost stažení PDF
• Ověřovací kód

Žebříček (Leaderboard)

Sekce "Žebříček" zobrazuje pořadí členů podle aktivity a úspěšnosti. Gamifikace motivuje zaměstnance k dokončování kurzů.

V sekci "Nastavení" můžete upravit:

Základní údaje

• Název skupiny – zobrazuje se členům
• Popis – interní poznámka
• Logo – zobrazuje se v rozhraní skupiny

Firemní údaje

• IČO – identifikační číslo
• DIČ – daňové identifikační číslo
• Fakturační adresa – pro faktury

Oprávnění

• Otevřená registrace – povolit registraci bez pozvánky (přes QR/odkaz)
• Správci poboček mohou přidávat členy – delegovat přidávání
• Vedoucí oddělení mohou přidávat členy – delegovat přidávání

Sekce "Aktivita" obsahuje historii všech akcí ve skupině pro účely auditu:

• Přidání/odebrání členů
• Změny rolí
• Přiřazení kurzů
• Dokončení kurzů
• Nahrání dokumentů
• Změny nastavení